Tras la pandemia por el COVID-19 las empresas estuvieron forzadas a establecer el trabajo remoto para poder continuar ofreciendo sus productos o servicios, y no afectar del todo su operación.
Esto ha representado todo un reto para las empresas y sus empleados, principalmente en lo relacionado con el alcance de este tipo de trabajo, y aún más con el alcance del Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, que se deberá extender a los espacios de trabajo de los empleados que se encuentren en esta modalidad.
Aunque la presencialidad se está retomando, el Gobierno decidió reglamentar las pautas para el trabajo remoto con el Drecreto 555 de abril del 2022, y dar garantías a quienes siguen trabajando en esta modalidad.
Es importante precisar la diferencia entre trabajo remoto y teletrabajo o trabajo en casa. En la modalidad de trabajo remoto "toda la relación laboral se deberá realizar de manera remota por lo que el empleador y el trabajador no interantuarán físicamente a lo largo de la vinculación y tampoco se admitirá la semipresencialidad, excepto en casos excepcionales".
El Decreto establece las condiciones para formalizar la contratación en esta modalidad de trabajo, condiciones de trabajo como lo son pactar el valor mensual de compensación por el uso de herramientas de trabajo de propiedad del trabajador y acordar la posibilidad de tener un horario flexible. Igualmente, se indica que el trabajador le debe decir a la empresa información veraz del lugar de trabajo elegido, entre otros aspectos.
Por su parte, el Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) sigue siendo de vital importancia y aplicable para esta modalidad de trabajo, el empleador deberá adaptar su sistema de gestión para todos los puestos de trabajo, incluyendo los remotos, de tal forma que se gestionen y controlen de igual forma los riesgos del trabajador y se garanticen las medidas de seguridad y salud adecuadas para la ejecución de las actividades. A su vez, el trabajador deberá cumplir con el SGSST y las medidas de seguridad establecidas por el empleador para realizar sus tareas. (Para asesoría en SGSST visita www.akconsulting.com.co).
Para esta modalidad de trabajo se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
Contrato de trabajo remoto
Todas las etapas precontractuales y contractuales del proceso deben ser de manera virtual, con el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones y sin ningún costo para el trabajador. Entre otras, el contrato debe tener estas cláusulas:
1. Funciones y responsabilidades que debe desarrollar el trabajador.
2. Las condiciones de trabajo, esto es, las condiciones físicas del puesto de trabajo en el que se prestará el servicio contratado.
3. Inventario o relación de los elementos de trabajo que se entregarán al trabajador remoto para el desarrollo efectivo de sus funciones, dentro de los que se incluyen: herramientas tecnológicas, instrumentos, equipos, conexiones y programas, así como el costo del auxilio que pagará el empleador para compensar el costo de los servicios de energía e internet y/o telefonía utilizados en la prestación del servicio contratado.
El empleador y el trabajador tendrán, por mutuo acuerdo, que pactar el valor mensual de compensación por el uso de herramientas de trabajo que sean propiedad del empleado.
4. Las responsabilidades en cuanto a la custodia de los elementos de trabajo y el procedimiento para la entrega y su devolución por parte del trabajador remoto.
5. Las medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir el trabajador remoto.
6. Las medidas de seguridad y salud en el trabajo que debe conocer y complir el trabajador remoto.
7. Las circunstancias excepcionales en que se podrá requerir al trabajador para que concurra al centro de trabajo, de acuerdo con lo señalado en el artículo 16 de la Ley 2121 de 2021. Dentro de estas, podrán incluirse la ejecución de actividades recreativas, culturales y de bienestar a las que el trabajador deba asistir al centro de trabajo o al sitio recreativo que el empleador disponga.
8. El horario laboral. El contrato debe establecer, por acuerdo, la forma en la que se desarrollará la actividad a través de horarios flexibles, siempre que se dé cumplimiento a la jornada laboral semanal. En este sentido, el empleador podrá implementar mecanismos propios de las tecnologías de la información para determinar el cumplimiento de la jornada semanal y proteger el derecho a la desconexión laboral durante los días laborales.
Obligaciones del empleador
El contrato también debe dejar en claro los compromisos del empleador con su empleado, estos son los mínimos:
Enviar a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) la copia del contrato de trabajo del trabajador remoto y diligenciar el formulario adoptado para tal fin y suministrado por la Administradora de Riesgos Laborales.
Informar a la ARL el lugar elegido para la prestación del servicio, así como cualquier cambio de lugar, indicando la jornada semanal, la clase de riesgo que corresponde a las labores ejecutadas y la clase de riesgo correspondiente a la empresa o centro de trabajo. El cambio de lugar de trabajo o domicilio del trabajador remoto debe ser concertado con el empleador.
Incluir el trabajo remoto en su metodología para la identificación, evaluación, valoración y control de peligros y riesgos de la empresa, adoptando las acciones necesarias según su Plan de Trabajo anual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. (Sigue leyendo: 7 pasos para examinar los riesgos laborales)
Dar a conocer a los trabajadores los mecanismos de comunicación para reportar cualquier novedad derivada del desempeño del trabajo remoto e instruir a los trabajadores sobre el reporte de accidentes de trabajo o enfermedad laboral.
Suministrar al trabajador remoto equipos de trabajo seguros y medios de protección adecuados en la tarea a realizar y garantizar que los trabajadores reciban formación e información sobre los riesgos derivados de la utilización de los equipos informáticos y su prevención.
Entregar al trabajador remoto copia del contrato laboral y de la política de la empresa en materia de salud y seguridad en el trabajo.
Verificar de forma virtual las condiciones de higiene y seguridad industrial del lugar donde el trabajador remoto desarrollará las funciones, con la asesoría de la ARL a la que se encuentre afiliado.
Obligaciones del trabajador remoto
Adicional a las obligaciones establecidas en la legislación laboral, este tiene las siguientes:
Participar en las actividades de prevención y promoción organizadas por la empresa, el Comité Paritario de Salud Ocupacional, o el Vigía Ocupacional correspondiente y participar en actividades virtuales de promoción de la salud y prevención del empleador o la ARL.
Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de Seguridad en el Trabajo de la empresa.
Utilizar los elementos de protección personal.
Procurar el cuidado integral de su salud, así como suministrar al empleador información clara, veraz y completa sobre cualquier cambio de su estado de salud que afecte o pueda afectar su propia capacidad para trabajar.
Participar en la prevención de los riesgos laborales, reportar accidentes de trabajo, enfermedades laborales, incidentes, e incapacidades.
Asegurarse de cumplir con las normas y atender las recomendaciones del empleador y la Administradora de Riesgos Laborales.
Atender las instrucciones respecto de seguridad informática, efectuadas por el empleador.
Suministrar información veraz sobre el lugar de trabajo, así como cualquier cambio que se presente.
Restituir los equipos y herramientas de trabajo entregados por el empleador para el desempeño de sus labores, en el estado en que fueron recibidos, salvo el deterioro por el uso normal de los mismos.
Los principales desafíos que afrontan las organizaciones del país, frente a estos nuevos modelos de trabajo, que la pandemia hizo más visibles y que llegaron para quedarse, sin lugar a dudas, es la implementación de soluciones tecnológicas, que además, juegan un papel fundamental para facilitar la ejecución de las actividades del día a día desde cualquier parte.
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Fuentes: Ministerio de Trabajo, Decreto 555, Revista Portafolio.