Cuando hablamos de auditorias internas nos referimos al proceso de control que debe estar integrado en todas las áreas de actividad y operación de cualquier organización, es decir, a todas aquellas actividades necesarias para asegurar el buen funcionamiento y la consecución de objetivos. (cotiza aquí tu auditoria interna).
Las auditorias periódicas son imprescindibles si se quiere mantener un buen funcionamiento del sistema de gestión y por consiguiente de la organización, y son especialmente útiles cuando el crecimiento es intensivo y existe un alto riesgo de que aspectos de calidad, peligros y riesgos o aspectos e impactos se pasen por alto y puedan llevar a errores o incumplimientos. También se hacen necesarias cuando las labores están descentralizadas o incluso se desarrollan en distintas ubicaciones, y cuando el nivel de delegación de actividades o subcontratación de las mismas se va elevando.
En cualquiera de estas situaciones, un plan de acción correctivo, preventivo o de mejora bien definido será de gran ayuda. Teniendo en cuenta esto, las auditorias internas tienen la finalidad de mantener a la organización bajo control independientemente de su tamaño y complejidad, por lo que es necesario tener en cuenta algunos consejos a la hora de establecer los controles o planes de acción ya que, puestos a controlar, es fácil que el propio control implique más recursos de lo que genera o que se quede muy por debajo del nivel necesario para asegurar el control del riesgo y su eficacia.
Encuentra aquí algunos tips importantes para tener en cuenta al momento de definir planes de acción o controles eficientes, que te serán útiles en una auditoria interna (cotiza aquí tu auditoria interna):
¿Qué debo tener en cuenta para definir un plan de acción o control de manera eficiente?.
1. No es necesario controlarlo todo, prioriza en función del riesgo
En función de cada industria y sector económico existen riesgos que deberemos tener más en cuenta que otros. Cada organización es distinta y un análisis de riesgos es imprescindible para establecer el control interno de forme eficaz, debe estar enfocada en el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
2. Clasifica adecuadamente los controles
No todos los controles tienen la misma finalidad y no todos se pueden realizar en el mismo momento. Existirán controles de tipo preventivo, para detectar ciertos aspectos o de comprobación de resultados (posteriores), en cualquier caso esto debe alinearse al riesgo y ejercer el control en función del momento en el que es posible que se produzca aquello que no queremos.
3. Revisa los costos del control
Puede parecer obvio pero en muchas ocasiones se olvida. Es imprescindible que el costo del control y su implementación sea menor al costo de que el fallo se pueda producir o incluso de que se solucione una vez producido. Al fin y al cabo se trata de reducir un riesgo y si pare reducir un riesgo cuyo impacto es mínimo implementamos un control muy costoso, el control no será eficiente.
4. Evita el reproceso
Para evitar controles innecesarios es importante conocer el proceso en profundidad. Este conocimiento permitirá que la revisión se aplique en el punto justo del proceso y no sean necesarios varios controles para evitar el mismo riesgo.
5. Imparcialidad del proceso o persona a cargo de la supervisón del cumplimiento
De nuevo puede parecer obvio pero en un control interno, la segregación de funciones es clave para evitar el riesgo de incumplimiento. La revisión del control y su cumplimiento no debería estar a cargo de una parte implicada en el proceso o que se pudiera encontrar beneficiada o perjudicada. La revisión de controles siempre debe ejercerse por una parte objetiva y con la menor implicación posible, como un supervisor HSEQ, responsable del SGI o asesor externo.
6. Automatiza los controles siempre que puedas
La implementación de controles preventivos y/o correctivos pueden ser un proceso tediososo y llegar a implicar una gran cantidad de recursos en términos de recursos humanos y técnicos (materiales, equipos, etc.) empleados. Los técnicos en ocasiones no se podrán evitar pero los humanos siempre los podremos optimizar. Una adecuada automatización de los controles o al menos de una buena parte de estos controles evitará innumerables horas de gestión.
7. Los controles también deben ser controlados
Es redundante, si, pero el Control Interno que se defina y establezca también es susceptible de mejora continua. Todo, siempre, se puede mejorar y la mejora en los controles internos es especialmente interesante. Ten en cuenta que las personas cambian, los procesos se modifican, los riesgos varían… un control interno debe estar preparado para estos cambios y para ello es necesaria una revisión periódica para asegurar que los controles son, siempre, los adecuados y se están ejerciendo de la forma más eficaz posible.
En akconsulting nos enfocamos en auditar de manera objetiva y a profundidad tu sistema de gestión con el fin de determinar su eficacia, basandonos en el ciclo PHVA o ciclo de la mejora continua, y enfocadonos en la identificación de debilidades o No conformidades, fortalezas y oportunidades de mejora dentro de cada uno de los procesos y operaciones desarrollados en la organización.
Si necesitas apoyo con el proceso de auditoria interna en tu empresa, no dudes en contactarnos, akconsulting tu mejor aliado!.
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